Partie 1 : Objectif et enjeux de comparaison
OBJECTIF DE LA FICHE
L’essentiel de l’activité des organismes de logement social se concentre sur le développement et la gestion du parc de logement social. Sur ces sujets, les organismes disposent majoritairement d’éléments sur ces sujets dans leurs outils de gestion interne. Dans leurs tâches quotidiennes, les équipes mobilisent donc principalement les données disponibles dans leur système d'information.
Pourtant, il apparaît que les pratiques sont très différenciées entre les bailleurs part, chaque bailleur ayant son propre outil de gestion, les ressources à la disposition des équipes sont propres à chaque organisme. D’autre part, si ces données permettent de piloter l'activité en interne, elles ne permettent pas de se positionner par rapport aux autres organismes. Les données nationales nécessiteraient des retraitements trop lourds et les variables utilisées dans les documents de capitalisation ne disposent pas de définitions homogènes permettant de se comparer dans de bonnes conditions.
Cette fiche vise donc à mettre en évidence les attendus minimums pour un système d'information et à mettre en évidence les ressources donnants des éléments de comparaison de manière simple.
LES ENJEUX DE COMPARAISON
Les organismes HLM sont intéressés par des données de comparaison. L'objectif est de se positionner par rapport aux autres organismes pour identifier les forces et les faiblesses et ajuster au besoin les stratégies et les interventions. Toutefois, pour comparer les organismes entre eux, il est nécessaire de disposer de données et indicateurs homogènes. Via RPLS et OPS, il existe des bases de données homogénéisées. Toutefois chaque organisme transmet ses données et peut récupérer le fichier agrégé en open data. Il s'agit alors d'une base brute qu'il faut retraiter pour la comparer avec les données internes. Cela nécessite du temps dont ne dispose pas systématiquement les services. Ainsi, pour disposer d'éléments de comparaison, les agents se tournent vers des études de capitalisation qui sont limitées par :
- Des données peu localisées quine permettent pas une comparaison toute chose égale par ailleurs
- Des indicateurs utilisant des définitions variables (pas toujours explicitées) qui ne permettent pas la transposition aux données internes
- Des données parfois datées, en raison du temps de traitement, qui rend complexe la comparaison
Pour fluidifier le travail d'analyse, il conviendrait de définir collectivement des définitions pour les quelques indicateurs clés et pour les organisations régional et national de produire des rapports davantage localisés.
Partie 2 : Les attendus d’un outil de gestion
LES ATTENDUS D’UN OUTIL DE GESTION
Pour être opérant, les outils de gestion interne doivent disposer d'un haut niveau de fiabilisation. Il s'agit d'assurer la traçabilité des logements dans le système mais également la complétude des données. Pour cela, un travail de consolidation du système d'information doit être engagé pour s'assurer que les process de saisine des données soient efficaces et tendent à limiter les risques d'erreur et de compte double. Par ailleurs, il s'agit de s'assurer que toutes les données produites, y compris par des prestataires extérieurs, soient bien intégrées à la base de données. Cet enjeu de fiabilisation et de complétion des données est d'autant plus important dans les organismes ayant fait l'objet de fusion. Dans ce cas il n'est pas seulement question de consolider la base mais bien de recoller deux systèmes d'information totalement différents
Parmi les données incontournables que doit fournir le système d'information peuvent être citées :
- L'ensemble des données permettant de caractériser le parc, soit une version approfondie des données transmises pour le RPLS (volume, typologie, loyer, performance énergétique, etc.)
- L'ensemble des données permettant de suivre l'occupation du parc, soit une version détaillée des données transmises pour l’enquête l’OPS(caractéristiques des occupants, des aménagés récents, des ménages soumis aux SLS, etc.)
- Les données permettant de suivre la demande et les attributions en lien avec les différents objectifs réglementaires
- Les données permettant de suivre la situation économique de l'organisme notamment en lien avec le financement du parc
Lorsque la base est consolidée et fiabilisée, il faut permettre son usage à des fins dessuivi par les équipes. Plusieurs possibilités existent :
- L’organisme peut disposer d'un service dédié à la donnée qui est sollicité par les services pour obtenir les informations souhaitées. Il s'agit de la méthode la plus fiable puisque les services « données » sont dédiés à ce sujet et disposent donc d'une expertise spécifique. Il s'agit en revanche d'une méthode plus lourde et plus coûteuse.
- L’organisme peut aussi disposer d'un service de gestion informatique à laquelle s'adresse les services pour obtenir des extractions sur requête (quine sont pas toujours explicitées).
- Les services ont alors la charge du traitement des données.
- Enfin, il est possible de laisser les services extraire et traiter les données par eux-mêmes. Dans ce cas virgule il faut s'assurer que l'outil de gestion interne permette des extractions en autonomie simples et fiables.
Partie 3 : Les ressources de comparaison
LA CARTOGRAPHIE DUGIP SNE
Le GIP SNE est historiquement l’organisme en charge de la gestion du Système informatique National d’Enregistrement des demandes de logement social (SNE).Depuis 2011, il assure le passage du système du « Numéro Unique »vers le système SNE, met en œuvre l’interfaçage entre le SNE et les autres systèmes de gestion des bailleurs, Départements et Etat, produit de la connaissance via l’infocentre.
Plus récemment, le GIP assure le déploiement d’une une cartographie interactive de l’occupation et de la qualification du parc social (croisant les données RPLS et OPS) agrégeant les données à différentes échelles. Elle est disponible via le site dédié sur demande au GIP (https://cartographie.gip-sne.fr/). Les bailleurs sociaux sont invités à renseigner directement sur le site GIP SNE leurs données OPS.
Par ailleurs, l'outil est également en développement. L'échelle de la résidence doit encore être consolidée. Il apparaît également que si les collectivités territoriales se sont bien saisies de l’outil, les bailleurs l'utilisent encore peu. Ils renseignent leurs données mais ne s'en servent pas comme d'un outil d'observation. Pourtant via la cartographie, il est possible d'extraire des portraits de territoire à l'échelle de l’EPCI (en PDF et en Excel). Les portraits sont homogénéisés et représentent donc des points de comparaison intéressants sans traitement complémentaire des organismes. Ils ne permettent pas de se comparer entre bailleurs mais permettent de se positionner par rapport au contexte locale.
LES PORTRAITS DE TERRITOIRE
Certaines associations régionales, comme l’AORIF, produisent chaque année des portraits de territoires. Il s 'agit de fiches territoriales aux échelles allant de la région à l’EPCI et détaillant les principaux indicateurs clés du parc social (offre, occupation, demandes, attributions).
De nouveau, si ces fiches ne permettent pas de se comparer entre bailleurs, elles permettent aux organismes de replacer les caractéristiques de leur parc dans un contexte local pour identifier des problématiques et points d’appui.
Ces fiches ne sont pas pratiquées par l'ensemble des associations régionales. Une généralisation de ce type de dispositif et une bonne communication autour de cet outil pourraient permettre aux organismes de mieux réexploiter les enquêtes RPLS, OPS et les données en libre accès de l'info centre SNE.
